Uno degli errori più comuni nelle PMI italiane non riguarda la mancanza di persone valide. Riguarda il modo in cui quelle persone vengono utilizzate.
Capita spesso di vedere imprenditori e manager che assegnano compiti in base alla disponibilità del momento, all’urgenza o semplicemente all’abitudine. Senza un criterio preciso. Senza un metodo.
Il risultato? Persone sovraccariche in alcuni ruoli, sottoutilizzate in altri. Attività che non vengono svolte al meglio perché affidate a chi non ha le attitudini giuste. E un imprenditore che continua a fare tutto da solo perché non si fida davvero di nessuno.
In questo articolo parliamo di come cambiare approccio. Di come ragionare su cosa assegnare a chi, in modo consapevole e strutturato.
Il problema: si delega per necessità, non per metodo
La maggior parte delle deleghe in azienda nasce dall’urgenza.
C’è troppo da fare. Si cerca qualcuno disponibile. Si assegna il compito. Si spera che vada bene.
Questo approccio ha un problema fondamentale: non considera le attitudini della persona. Non considera se quella persona ha le competenze, la struttura mentale e la gestione delle pressioni necessarie per svolgere quel compito in modo efficace.
E quando la delega non funziona, la reazione più comune è:
“Non si può delegare niente a nessuno.”
Ma il problema quasi mai è la persona. È il processo che ha portato a quella delega.
Prima vinci tu, poi puoi delegare
C’è un principio fondamentale che vale in qualsiasi contesto aziendale: non si può delegare qualcosa che non si padroneggia.
Se un imprenditore o un manager non ha mai svolto una determinata attività, non sa cosa significa farla bene. Non riesce a valutare la qualità del lavoro altrui. Non riesce a dare indicazioni precise. Non riesce a formare chi dovrà occuparsene.
Questo non significa che l’imprenditore debba fare tutto in prima persona per sempre. Significa che prima di passare un’attività a qualcun altro, deve conoscerla a fondo. Deve averla padroneggiata. Deve sapere cosa richiede, quali sono le difficoltà e quali sono i risultati attesi.
Solo a quel punto la delega diventa efficace. Solo a quel punto si riesce a formare, valutare e correggere chi prende in mano quell’attività.
Tip da applicare subito: Prima di delegare un’attività, chiediti: “Sono in grado di formare qualcuno su questo compito?” Se la risposta è no, inizia da lì. Padroneggia prima tu, poi passa il testimone.
Prima il ruolo, poi la persona
Un altro errore frequente è quello di costruire i ruoli intorno alle persone disponibili invece di definire prima il ruolo e poi cercare la persona giusta.
Quando si ragiona in questo modo, si finisce per accontentarsi. Si prende chi c’è, si adatta il ruolo a quello che quella persona sa fare, e si spera che funzioni.
Il risultato è un’organizzazione frammentata, dove i ruoli non sono chiari, le responsabilità si sovrappongono e nessuno sa esattamente cosa ci si aspetta da lui.
Il metodo corretto è il contrario. Prima si definisce il ruolo con precisione: cosa deve fare, quali risultati deve produrre, quali competenze richiede, quali attitudini sono necessarie. Poi si cerca la persona che risponde a quei criteri.
Questo vale sia per le nuove assunzioni che per la redistribuzione interna delle attività.
Tip da applicare subito: Prendi un foglio e scrivi per ogni ruolo chiave della tua azienda: responsabilità principali, risultati attesi, competenze necessarie e attitudini richieste. Questo esercizio spesso rivela ridondanze e lacune che non si erano mai viste prima.
Il mansionario: quello che non è scritto non esiste
Quante incomprensioni nascono in azienda da cose non dette?
Aspettative non dichiarate. Responsabilità non definite. Confini non tracciati.
Il mansionario è lo strumento che risolve gran parte di questi problemi. Eppure pochissime PMI lo hanno davvero. E quelle che ce l’hanno spesso lo usano come documento formale che nessuno legge davvero.
Un buon mansionario non è una lista di compiti. È un contratto chiaro tra l’azienda e la persona che ricopre quel ruolo. Dice cosa ci si aspetta, come si misurano i risultati e quali sono i confini di autonomia e responsabilità.
Quando ogni persona in azienda sa esattamente cosa deve fare, come lo deve fare e cosa si aspetta da lei, il livello di autonomia sale. Le incomprensioni calano. E la delega diventa molto più semplice.
Tip da applicare subito: Inizia a costruire un mansionario per i ruoli chiave della tua azienda. Non deve essere perfetto da subito. Inizia con tre voci: responsabilità principali, risultati attesi, e indicatori di performance. Poi miglioralo nel tempo.
Le attitudini contano più delle competenze
Quando si decide a chi assegnare un’attività, la tentazione è sempre quella di guardare le competenze tecniche. Chi sa fare meglio quella cosa?
Ma le competenze si imparano. Le attitudini no, o almeno non si cambiano facilmente.
Un’attività che richiede alta gestione delle pressioni affidata a una persona che va in crisi sotto stress produrrà sempre risultati mediocri, indipendentemente dalle competenze tecniche di quella persona.
Un ruolo di coordinamento affidato a qualcuno che non è incline alla gestione delle persone creerà conflitti e inefficienze, anche se quella persona è eccellente nel suo lavoro tecnico.
Per questo, quando si decide cosa assegnare a chi, le attitudini devono pesare almeno quanto le competenze. Organizzazione, autodisciplina, gestione delle pressioni, determinazione: sono questi gli elementi che determinano se una persona sarà efficace in un determinato ruolo.
Tip da applicare subito: Prima di assegnare un ruolo di responsabilità, chiediti: “Questa persona ha le attitudini giuste per questo ruolo, non solo le competenze?” Se non sei sicuro, è il momento di misurarle in modo oggettivo.
Capire cosa assegnare a chi non è un esercizio burocratico. È una delle competenze più strategiche che un imprenditore e un manager possano sviluppare.
Richiede metodo, chiarezza e gli strumenti giusti per valutare le persone in modo oggettivo.
Quando lo si fa bene, l’azienda funziona meglio. Le persone rendono di più. E l’imprenditore smette di fare tutto da solo.
Vuoi capire come strutturare questo processo nella tua azienda? Contattaci, ti aiutiamo a costruire un sistema di delega efficace, partendo dalle persone giuste nei ruoli giusti.