Time Management: come aumentare le ore della giornata

Time Management

Il tempo รจ piรน prezioso del denaro. Puoi fare piรน denaro, ma non puoi avere piรน tempo.

Jim Rohn

Riserva del tempo in agenda per fare ๐—ผ๐—ด๐—ด๐—ถ quello che farร  una grande differenza per ๐—ฑ๐—ผ๐—บ๐—ฎ๐—ป๐—ถ.

Conosci il ๐—ฝ๐—ฟ๐—ถ๐—ป๐—ฐ๐—ถ๐—ฝ๐—ถ๐—ผ ๐—ฑ๐—ถ ๐—ฃ๐—ฎ๐—ฟ๐—ธ๐—ถ๐—ป๐˜€๐—ผ๐—ป?

Il principio di Parkinson afferma che il lavoro si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. Se hai tre ore per preparare una presentazione, quello รจ quanto ci metterai.

Se non riservi in agenda del tempo dedicato alle attivitร  strategiche come la formazione, la ricerca e sviluppo, il marketing e tutte quelle attivitร  che renderanno la tua attivitร  piรน forte, il lavoro operativo che hai si espanderร . E consumerร  tutto il tempo che hai a disposizione! In piรน non avrai lavorato sulle attivitร  che renderanno la tua azienda piรน forte. A fine giornata ti sentirai stanco di attivitร  che non sono state svolte…

Non essere oggetto del tuo tempo!

Cosa dobbiamo fare quando ci sentiamo sopraffatti dalle attivitร  da gestire?

Compilare una lista di attivitร  aperte

La nostra mente opera come un computer. Quando abbiamo tanti progetti incompleti o a metร  รจ come se avessimo tante finestre aperte sul nostro pc: ๐—นโ€™๐—ฒ๐—ณ๐—ณ๐—ถ๐—ฐ๐—ถ๐—ฒ๐—ป๐˜‡๐—ฎ ๐—ฐ๐—ฎ๐—น๐—ฎ ๐—ฒ ๐˜๐˜‚๐˜๐˜๐—ผ ๐—ถ๐—น ๐—น๐—ฎ๐˜ƒ๐—ผ๐—ฟ๐—ผ ๐—ฑ๐—ถ๐˜ƒ๐—ฒ๐—ป๐˜๐—ฎ ๐—ฝ๐—ถ๐˜‚ฬ€ ๐—น๐—ฒ๐—ป๐˜๐—ผ, anche la gestione del tempo.

Un rimedio รจ quello di compilare una lista completa di tutti i progetti aperti che abbiamo in questo momento. Semplicemente scrivendola su un foglio di carta assicurandoci di scendere nello specifico. Non scriviamo, dunque, โ€œrecuperare i creditiโ€ ma โ€œMarco Rossi 2000 euro; Antonio Bianchi 2356 euroโ€ฆโ€.

Essere specifici permetterร  di ๐—ฐ๐—ต๐—ถ๐˜‚๐—ฑ๐—ฒ๐—ฟ๐—ฒ ๐—น๐—ฒ ๐—ฎ๐˜๐˜๐—ถ๐˜ƒ๐—ถ๐˜๐—ฎฬ€ ๐—ฒ ๐—ฟ๐—ฒ๐—ฐ๐˜‚๐—ฝ๐—ฒ๐—ฟ๐—ฎ๐—ฟ๐—ฒ ๐—ฒ๐—ป๐—ฒ๐—ฟ๐—ด๐—ถ๐—ฎ.
Aggiorniamo la lista una volta alla settimana o ogni quindici giorni e ogni tanto depenniamone qualcuno. 

Fallo subito!

Se unโ€™attivitร  richiede meno di cinque minuti falla subito e non rimandarla! Eโ€™ molto piรน economico dal punto di vista del tempo che non segnarsela in agenda, cominciarla e poi interromperla.

Se fai un colloquio con una persona e rimanete dโ€™accordo che le manderai una breve relazione scritta, fallo non appena esci dallโ€™incontro. Sarai piรน fresco e ti ricorderai tutti i dettagli.

Se non lo fai subito, quello che in origine era un progetto di cinque minuti, potrebbe allungarsi fino a consumarne trenta.

Non bruciare tempo prezioso per la tua giornata… fallo subito!

Qual รจ il giusto tempo da dedicare alle attivitร ?

Il tempo non รจ infinito. Devi imparare a dedicare oggi tempo a quelle attivitร  che faranno un enorme differenza per il tuo successo domani.
Se hai una piccola impresa o unโ€™attivitร  professionale 25-30% del tuo tempo ogni settimana dovrebbe essere dedicato a queste attivitร :

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E in generale a tutte quelle attivitร  che renderanno la tua azienda piรน forte. E non dimenticarti della tua famiglia!

Se la tua azienda รจ strutturata, il tempo che devi dedicare a queste attivitร  sale al 50%.

Se sei un commerciale o un agente di commercio almeno 25-30% del tuo tempo dovrebbe essere dedicato a fare marketing o sviluppo di nuovi clienti.

Ogni attivitร  richiede la giusta programmazione.
Ogni programmazione dipende dalla propria figura.

Il tempo e la delega… ci avevi mai pensato?

Se sei bravo la tua attivitร  cresce e tanta piรน gente vuole avere a che fare con te. Non si puรฒ evitare. Allora ๐—ฑ๐—ฒ๐˜ƒ๐—ถ ๐—ฑ๐—ถ๐˜ƒ๐—ฒ๐—ป๐˜๐—ฎ๐—ฟ๐—ฒ ๐—ฏ๐—ฟ๐—ฎ๐˜ƒ๐—ผ ๐—ฎ ๐—ฑ๐—ฒ๐—น๐—ฒ๐—ด๐—ฎ๐—ฟ๐—ฒ. Scegli le persone giuste, dai loro un mansionario che spieghi per filo e per segno come si svolge quel lavoro, in quel modo non dovranno sempre venire a disturbarti. Cerca di avere incontri settimanali regolari con il delegato dove spieghi il lavoro e preparate assieme un piano per i giorni successivi.

Se dopo due mesi non sei soddisfatto della persona e ti trovi a dover sempre rispiegare o programmare con lei il lavoro o, peggio, ti ritornano un sacco di cose da gestire, hai scelto la persona sbagliata e devi ricominciare da capo con una persona migliore.

In questo caso non abbatterti: tutti noi ci mettiamo uno o due errori prima di trovare la persona giusta.

Qualsiasi training per imparare a riconoscere le persone giuste si rivela un ottimo investimento dal punto di vista del tempo.

Organizza oggi, raccogli domani.

Per quanto possa essere una forte tentazione, ๐—ป๐—ผ๐—ป ๐˜€๐˜ƒ๐—ผ๐—น๐—ด๐—ฒ๐—ฟ๐—ฒ ๐˜๐˜‚ ๐—ถ๐—น ๐—น๐—ฎ๐˜ƒ๐—ผ๐—ฟ๐—ผ ๐—ฑ๐—ฒ๐—ถ ๐˜๐˜‚๐—ผ๐—ถ ๐—ฐ๐—ผ๐—น๐—น๐—ฎ๐—ฏ๐—ผ๐—ฟ๐—ฎ๐˜๐—ผ๐—ฟ๐—ถ a meno che non si tratti di una vera e propria urgenza.
Quindi dirigi le mail che ricevi che riguardano i tuoi collaboratori alla persona corretta. Se vieni chiamato al telefono spiega che ne parlerai con Tizio che รจ lโ€™individuo che si occupa di quella cosa.

Ti devi riappropriare del lavoro che hai delegato ai tuoi collaboratori solamente quando ti rendi conto che loro non ce la faranno a gestire quella funzione.

Non aumentare la tua mole di lavoro togliendo funzioni ad altre persone.

Con quali attivitร  devo iniziare la giornata?

La maggior parte di noi aspetta di aver completato tutti i compiti di routine โ€“ tipo aver risposto a tutte le mail, aver ritornato tutte le telefonate, aver fatto tutte le note spese e le relazioni โ€“ prima di dedicarsi alle attivitร  che creeranno un grande impatto per il futuro.

Se operi in questo modo tali attivitร  di routine si espanderanno (vedi la Legge di Parkinson) ed occuperanno tutto il tempo impedendoti cosรฌ di dedicarti a costruire il futuro.

Un classico caso dove il tuo senso di responsabilitร  ti uccide condannandoti a rimanere nel presente o, peggio ancora, nel passato.

๐—ฆ๐˜๐—ฎ๐—ฏ๐—ถ๐—น๐—ถ๐˜€๐—ฐ๐—ถ ๐—ถ๐—ป ๐—ฎ๐—ป๐˜๐—ถ๐—ฐ๐—ถ๐—ฝ๐—ผ ๐—ฑ๐—ฒ๐—น ๐˜๐—ฒ๐—บ๐—ฝ๐—ผ ๐—ถ๐—ป ๐—ฐ๐˜‚๐—ถ ๐˜๐—ถ ๐—ฑ๐—ฒ๐—ฑ๐—ถ๐—ฐ๐—ต๐—ฒ๐—ฟ๐—ฎ๐—ถ ๐—ฎ๐—น ๐—ณ๐˜‚๐˜๐˜‚๐—ฟ๐—ผ e, arrivata quellโ€™ora, lascia perdere le mail o i progetti incompleti. Ci sarร  un sacco di tempo in seguito per portarli a termine. Ma non ci sarร  mai tempo sufficiente per andare nel futuro.

Se corri sempre dietro alle prioritร  degli altri (dei clienti, dei tuoi responsabili o dei tuoi collaboratori) e non usi del tempo per fare le ๐—ฎ๐˜๐˜๐—ถ๐˜ƒ๐—ถ๐˜๐—ฎฬ€ ๐˜€๐˜๐—ฟ๐—ฎ๐˜๐—ฒ๐—ด๐—ถ๐—ฐ๐—ต๐—ฒ, queste ultime diventeranno sempre piรน critiche fino a quando non si trasformeranno in vere e proprie ๐—ฐ๐—ฟ๐—ถ๐˜€๐—ถ ๐—ฐ๐—ต๐—ฒ ๐˜€๐˜๐—ฟ๐—ฎ๐˜ƒ๐—ผ๐—น๐—ด๐—ฒ๐—ฟ๐—ฎ๐—ป๐—ป๐—ผ ๐—พ๐˜‚๐—ฎ๐—น๐˜€๐—ถ๐—ฎ๐˜€๐—ถ ๐˜๐˜‚๐—ฎ ๐—ฝ๐—ถ๐—ฎ๐—ป๐—ถ๐—ณ๐—ถ๐—ฐ๐—ฎ๐˜‡๐—ถ๐—ผ๐—ป๐—ฒ.
Le persone non formate fanno errori, le persone non motivate se ne vanno, la famiglia a cui non dedichi mai attenzione si sfalda.

Dedica almeno il 25 โ€“ 30% del tuo tempo alle attivitร  strategiche e preventive inserendole in agenda come dei veri e propri appuntamenti.

Il tuo futuro dipende da te.

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