“E’ il lavoro che non inizia mai quello che richiede più tempo per essere terminato”
John Ronald Reuel Tolkien
Ma quando aumenta il Time Management?
Domanda a cui spesso, in qualità di imprenditori, non riusciamo a dare una spiegazione.
Si, il nostro “indice” di Time Management può aumentare! E per farlo basterà seguire alcune semplici azioni e farle diventare nostre abitudini.
Andiamo con ordine.
Molti nel corso degli anni hanno cercato di organizzare il tempo nel modo corretto. Con l’obiettivo di utilizzare al meglio ogni minuto delle nostre giornate, soprattutto se ricche di attività da svolgere e terminare.
Tra tutte le teorie, gli studi e le prove pratiche, abbiamo individuato e scelto come divisione più performante quella proposta da Stephen Covey.
Il primo passo da seguire è quello di suddividere le attività che dobbiamo svolgere durante la nostra giornata. Infatti, tutto quello che affrontiamo durante la giornata ha un diverso grado di importanza ed urgenza.
Come faccio a capire come dividere nel modo corretto le attività?
Covey parla di quattro quadranti in cui troviamo attività importanti ed urgenti, importanti e non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti.
Il tempo delle nostre giornate deve essere suddiviso seguendo la divisione dei quadranti e dedicando ben il 30% al quadrante 2, ovvero alle attività importanti e non urgenti.
Quando aumenterà il Time Management?
Aumenterà quando avremo organizzato e gestito correttamente tutte le attività dei quadranti.
La precedenza deve essere data al quadrante 2, in cui troviamo tutte quelle attività come la progettazione, la formazione e la preparazione delle strategie.
Il primo quadrante sarà dedicato alla gestione delle urgenze, ma è assicurato che dedicando il corretto tempo al quadrante 2 le urgenze saranno davvero minime.
Nel terzo quadrante ci saranno, invece, tutte le attività non importanti ma urgenti: mail, telefonate ecc
Nel quarto quadrante le attività non urgenti e non importanti, quanto tempo al giorno passi suoi social?
Un fattore essenziale per poter dividere il tempo delle nostre giornate è quello di avere ben chiaro il nostro ruolo in azienda e gli obiettivi che dobbiamo raggiungere.
I 5 errori da non commettere con il time management:
- Tenere tutto a mente: uno strumento indispensabile è l’agenda cartacea settimanale. Per avere sott’occhio il tempo che abbiamo a disposizione per l’intera settimana.
- Rimandare le attività programmate: se non le rispettiamo quando aumenta il Time Management?
- Priorità errate: in agenda dovrò inserire prima la partita di padle o l’invio della relazione che il cliente sta aspettando?
- Dire sempre di sì: aiutare gli altri è bellissimo, ma non dobbiamo dimenticare che anche noi abbiamo dei compiti da portare a termine…
- Non delegare. E’ forse l’errore più rischioso che non ci permette di dedicarci davvero alle nostre attività!